U neemt voor het eerst een werknemer in dienst. Meld u dan direct aan als werkgever bij de Belastingdienst. U moet dit ook doorgeven aan KVK. Maak afspraken over de arbeidsvoorwaarden en leg deze schriftelijk vast in een arbeidsovereenkomst of in de cao.
Personeel aannemen
Uw bedrijf groeit en u hebt meer werk dan u aankunt. Personeel aannemen is een grote stap, maar biedt u ook de kans om te groeien. Als u personeel aanneemt krijgt u te maken met regels en risico’s. Lees op deze pagina welke regels er gelden op de arbeidsmarkt. En bekijk in de animatie de belangrijkste stappen als u voor het eerst personeel aanneemt.
-
Download deze video
Groeien met personeel
Neemt u personeel aan? Dan verandert uw rol als ondernemer. Leidinggeven vraagt vaak om nieuwe kwaliteiten. Lees de tips en adviezen voor beter groeien met personeel op KVK.nl.
Meld u aan als werkgever
Als u voor het eerst een werknemer aanneemt, dan moet u zich als werkgever registreren bij de Belastingdienst en bij KVK. Dit doet u zo:
- Meld u aan als werkgever bij de Belastingdienst. U ontvangt dan een loonheffingennummer. Dit heeft u nodig omdat u loonheffingen moet inhouden op het salaris van uw werknemer en aangifte moet doen.
- Geef via het wijzigingsformulier aan KVK door dat u personeel in dienst neemt. U moet veranderingen in uw personeelsbezetting trouwens altijd doorgeven aan KVK.
Personeel aannemen met een eenmanszaak
Heeft u een eenmanszaak? Ook dan kunt u personeel aannemen. Eenmanszaak zegt iets over de rechtsvorm en niet over het aantal werknemers. U hoeft uw rechtsvorm niet te wijzigen wanneer u met een eenmanszaak personeel aan wilt nemen.
Controleer de identiteit van uw werknemer
U moet de identiteit van uw werknemer controleren, voordat het werk begint. U bewaart een goed leesbare kopie van het geldige identiteitsbewijs in uw loonadministratie. Op de kopie van het identiteitsbewijs moeten alle persoonsgegevens staan zoals op het origineel. Het burgerservicenummer (BSN) moet goed zichtbaar zijn op de kopie.
Lees meer bij 'Loonadministratie aanleggen' in het Handboek Loonheffingen.
Leg de arbeidsvoorwaarden schriftelijk vast
Maak afspraken over arbeidsvoorwaarden. U kunt mondeling afspraken maken, maar het is beter om de afspraken schriftelijk vast te leggen. Dit doet u in een arbeidsovereenkomst. Vaak zijn de arbeidsvoorwaarden al vastgesteld in een collectieve arbeidsovereenkomst (cao). U kunt aanvullende afspraken maken over de voorwaarden. Deze mogen niet tegen de wet of de cao ingaan. De meest voorkomende arbeidsvoorwaarden gaan over:
- salaris en loonstrook
- inhoudingen en verrekeningen op het salaris
- werktijden en arbeidsduur
- proeftijd
- vakantiedagen en feestdagen
- vakantiegeld
U moet uw werknemer duidelijk informeren over meest belangrijke arbeidsvoorwaarden zodat het werk vooraf transparanter en beter voorspelbaar is.
Werken zonder contract
Als u een werknemer zonder een schriftelijk contract voor u laat werken, dan heeft u automatisch een mondelinge arbeidsovereenkomst. U bent wettelijk verplicht 1 maand nadat uw werknemer is begonnen een aantal zaken schriftelijk vast te leggen. Bedenk dat sommige afspraken alleen geldig zijn als ze schriftelijk zijn bevestigd. Daarom geven de meeste werkgevers de voorkeur aan een contract.
Houd u aan het wettelijk minimumloon
U moet uw werknemer minstens het wettelijk minimumloon of minimumjeugdloon betalen. Het minimumloon geldt voor werknemers vanaf 21 jaar. Voor werknemers tussen de 15 en 21 jaar geldt het minimumjeugdloon. Ieder half jaar worden de lonen aangepast. Dat gebeurt op 1 januari en 1 juli.
Pas uw administratie aan
Zorg dat u alle verplichte gegevens in uw administratie verwerkt voordat uw werknemer begint. Dat geldt vooral voor de gegevens van de loonheffingen, een kopie van de identiteit van de werknemer en de loonstaat. Voor het maken van een loonstaat kunt u een voorbeeld downloaden van Belastingdienst.nl. Als u zelf een loonstaat maakt, moeten daarop dezelfde gegevens staan als op het voorbeeld.
Regel het pensioen voor uw personeel
U bent verplicht uw werknemer een pensioenregeling aan te bieden als er een bedrijfstakpensioenfonds is voor uw sector. Is er geen bedrijfstakpensioenfonds, dan kiest u zelf of u uw werknemers een pensioenregeling biedt. Vraag een onafhankelijk adviseur om advies.
Checklist personeel aannemen
Er komt veel kijken bij het aannemen van personeel. Gebruik de checklist om niks te vergeten.
-
Verkennen mogelijkheden
Als u het drukker krijgt in uw bedrijf, gaat u misschien op zoek naar personeel. Maar wanneer is dat handig, en kiest u voor tijdelijk personeel of in vaste dienst? Bekijk of het loont om personeel in dienst te nemen.
-
Werving & selectie
Passend loon
Voor veel werknemers is het salaris de belangrijkste arbeidsvoorwaarde. Zorg voor een passend loon dat voldoet aan de wettelijke eisen.
Goede arbeidsvoorwaarden
Als u personeel in dienst neemt, krijgt u te maken met arbeidsvoorwaarden. Lees aan welke regels u zich moet houden. Een pakket met goede secundaire arbeidsvoorwaarden heeft voordelen. Bijvoorbeeld een hogere betrokkenheid van uw medewerker.
Proeftijd afspreken
U kunt een proeftijd afspreken met uw nieuwe werknemer voor maximaal 2 maanden.
Screening personeel
U wilt betrouwbaar personeel kiezen. Met screening kunt u de risico’s beperken.
-
Inventariseren verplichtingen
Pensioenregeling aanbieden
In sommige bedrijfstakken is het verplicht om werknemers pensioen aan te bieden. Lees meer over pensioenregelingen.
Collectieve arbeidsovereenkomst (cao)
Als u personeel aanneemt, is de kans groot dat u zich als werkgever moet houden aan een collectieve arbeidsovereenkomst (cao).
-
Aan de slag
Aanmelden als werkgever
Meld u aan als werkgever bij de Belastingdienst. En geef aan KVK door dat u personeel in dienst neemt.
Pensioen aanbieden
Bied een pensioenregeling aan aan uw werknemers.
Werknemersverzekeringen
Als werkgever betaalt u zelf de premies voor de werknemersverzekeringen aan de Belastingdienst. Lees in hoofdstuk 7 van het Handboek Loonheffingen welke premies dat zijn. UWV zorgt voor de uitkering aan de werknemer.
-
Arbeidscontract opstellen
Arbeidscontract opstellen
In het contract staan de rechten en plichten van de werknemer en de werkgever. Lees meer over de verschillende arbeidscontracten op KVK.nl.
Concurrentiebeding vastleggen
Met een concurrentiebeding beschermt u uw bedrijf als uw werknemer weggaat.
Arbo dienstverlening regelen
Als werkgever moet u zich laten ondersteunen door een arbodeskundige (bijvoorbeeld bedrijfsarts of arbodienst).
Arbeidsomstandigheden
Uw personeel heeft recht op een gezonde en veilige werkplek. Dat staat in de Arbeidsomstandigheden wet (Arbowet).
Arbo bij thuiswerken
Ook bij thuiswerken geldt de Arbeidsomstandighedenwet. Voor thuiswerken en telewerken gelden soepeler arboregels.
-
Inrichten (loon)administratie
Bijzondere gegevens personeel
Neem extra maatregelen om persoonsgegevens van uw personeel goed te beschermen.
Loonheffing
U moet loonheffingen op het salaris inhouden. Deze loonheffingen moet u afdragen aan de Belastingdienst.
Salaris en loonstrookje
Er zijn regels voor de betaling van het salaris. En wat u wel of niet tot het salaris mag rekenen. Met het loonstrookje informeert u uw werknemer over hoe het loon is opgebouwd.
Vakantiegeld
Uw werknemer heeft wettelijk recht op minimaal 8% vakantiegeld.
-
Randvoorwaarden
Aanwijzen preventiemedewerkers
Als ondernemer met personeel moet u minimaal 1 preventiemedewerker aanwijzen. Een preventiemedewerker houdt zich bezig met de dagelijkse gezondheid en veiligheid binnen een bedrijf.
Bedrijfshulpverlener (bhv)
U moet zorgen voor een veilige (werk)omgeving voor uw personeel en bezoekers. Een bedrijfshulpverlener helpt u hierbij.
Risico-inventarisatie & evaluatie (RI&E) opstellen
U bent verplicht ervoor te zorgen dat uw werknemers veilig en gezond kunnen werken. Daarvoor moet u een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) doen.
