Stappenplan verplichte CSRD: Wat betekent dit voor mijn bedrijf?

Er zijn 2 soorten ESRS-standaarden:

• 12 algemene ESRS-standaarden die gelden voor alle bedrijven. Zoals verontreiniging, circulaire economie, eigen personeel of zakelijk gedrag. 
• Bijzondere ESRS-standaarden die verschillen per sector. De komende jaren komen er voor een aantal sectoren standaarden bij.

Iedere ESRS-standaard bestaat uit verschillende rapportage-eisen. Die bestaan weer uit datapunten. Dit zijn meetpunten waarvan u verslag doet, zoals waterverbruik. In totaal zijn er ongeveer 1100 datapunten waarover u verslag kunt doen. U hoeft alleen verslag te doen over de datapunten die te maken hebben met uw onderneming.

Heeft u een niet-beursgenoteerde mkb-onderneming? Dan kunt u ervoor kiezen om vrijwillig verslag te doen. U kunt ook te maken krijgen met eisen van klanten of leveranciers die zich aan de CSRD moeten houden. Door vroeg te beginnen met informatie verzamelen en publiceren kunt u zich op tijd voorbereiden.

Lees wanneer de verplichte rapportages stap voor stap worden ingevoerd.

Stakeholders van uw bedrijf kunnen zijn:

• medewerkers 
• klanten 
• leveranciers 
• een inkoopcombinatie
• raad van commissarissen 
• accountant 
• banken 
• milieuorganisaties 
• de overheid

Zorg dat u in ieder geval in gesprek gaat met personen of groepen van wie de belangen (kunnen) worden beïnvloed door de activiteiten van uw organisatie. Zoals omwonenden, werknemers of gemeenschappen.

Bespreek met uw stakeholders wat zij belangrijk vinden en wat ze verwachten van uw organisatie. En waar zij kansen en risico’s zien voor uw organisatie. Bespreek ook welke onderwerpen voor u belangrijk zijn voor de organisatie. En hoe u tot die onderwerpen bent gekomen.

De onderwerpen die u bespreekt met stakeholders haalt u uit de 12 algemene ESRS-standaarden (zie stap 1) die gelden voor alle ondernemingen. Voorbeelden zijn: 

• Eigen medewerkers.
• Materiaalgebruik en circulaire economie, zoals bedrijfsafval.
• Zakelijk gedrag, zoals het bevorderen van uw bedrijfscultuur.

U hoeft niet alle onderwerpen (of datapunten) te bespreken. U kunt ook punten toevoegen die voor u belangrijk zijn. Zoals de betrouwbaarheid van gegevens.

U kunt gebruik maken van vragenlijsten of gesprekken voeren. Voor een compleet beeld is het goed om veel stakeholders te spreken. Bepaal voor uw bedrijf wat genoeg en haalbaar is. Beschrijf daarna in uw verslag hoe uw bedrijf rekening houdt met de belangen van stakeholders. Bijvoorbeeld in uw strategie en manier van werken. 

Hier vindt u informatie en voorbeelden voor het opzetten van uw eigen stakeholderdialogen:

• Bekijk in 9 stappen naar een betekenisvolle dialoog. 
• Andere tools, kennisdocumenten en trainingen van de Sociaal Economische Raad (SER) die helpen bij het opzetten. 

Een dubbele materialiteitsanalyse (DMA) is een belangrijke verplichting van de CSRD. Het laat de impact zien van de maatschappij op uw bedrijf (zoals CO2-heffingen of corruptie). En het laat de impact zien die uw bedrijf heeft op maatschappij, milieu en mens.  Zoals schade aan biodiversiteit of mensrechtenschendingen. De onderwerpen die uit de analyse komen zijn onderwerpen die het belangrijkst zijn voor uw organisatie en stakeholders.

Lees meer over de ESRS-richtlijnen voor een materialiteitsanalyse. 
Of bekijk dit webinar van de Sociaal Economische Raad (SER) over de gevolgen van dubbele materialiteit voor bedrijven.

Er zijn 7 stappen om tot een materialiteitsanalyse te komen. Dit stappenplan van de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) helpt u bij het maken van een materialiteitsanalyse.

De Autoriteit Financiële Markten (AFM) heeft 10 navigatiepunten opgesteld die u kunnen ondersteunen bij het invoeren van de dubbele materialiteitsanalyse.
In dit webinar van de Sociaal Economische Raad (SER) ziet u hoe u aan de slag gaat met dubbele materialiteit voor bedrijven.

Er zijn twee soorten gegevens:

• Kwalitatieve gegevens. Dat zijn beschrijvende gegevens die helpen om het bedrijf te begrijpen. Zoals een beschrijving van hoe rekening is gehouden met de belangen van stakeholders.
• Kwantitatieve gegevens. Dat zijn gegevens die bestaan uit cijfers. Zoals het totaal aantal werknemers dat valt onder een cao.

Kijk wat u al toetst en wie verantwoordelijk is voor de gegevens. Bespreek hoe uw medewerkers de gegevens aanleveren.

Informeer zo snel mogelijk uw ketenpartners, zoals toeleveranciers, onderaannemers en afnemers, over de rapportageverplichting. Zodat u zich samen kunt voorbereiden. Vaak zitten hier de grootste risico’s en kansen voor uw bedrijf. Dat heet ketenverantwoordelijkheid. Denk na over de strategie en hoe u samen invloed wilt hebben. Bijvoorbeeld op het gebied van eerlijk loon. Bespreek ook hoe u de juiste gegevens met elkaar kunt delen.

Selecteer van welke afnemers of leveranciers u gegevens wilt verzamelen. Vraag alleen gegevens op bij de bedrijven die de meeste impact hebben. En passen bij het onderwerp waarover u rapporteert. Zo voorkomt u extra administratieve lasten. Als u eerst zelf aan de slag gaat, kan dat veel tijd kosten. Kijk voor meer tips en middelen over ketenverantwoordelijkheid op RVO.nl.

Sommige complexe gegevens kunt u niet alleen meten. U kunt dan samenwerken met de overheid en andere partijen. Maak ook gebruik van openbare instrumenten waarmee u gegevens mee kunt meten. Vraag ook bij uw brancheorganisatie naar beschikbare gegevens.

Openbare instrumenten die u kunt gebruiken zijn:

• CO2 emissiefactoren
• CO2-voetafdruk calculator
• Open Supply Hub

Maak gebruik van dezelfde methodes als voor financiële processen en interne controle die al in de organisatie aanwezig zijn. Ga na waar de gegevens vandaan komen waarvan u verslag doet. En hoe betrouwbaar die informatie zal zijn. Dit kunt u vastleggen in een handboek. Hierin zet u bijvoorbeeld:

• hoe de gegevens worden gerapporteerd (methodiek)
• waar de informatie vandaan komt
• wie er verantwoordelijk is voor registratie en controle
• welke systemen en processen eraan gekoppeld zijn
• welke interne maatregelen ingericht zijn voor de betrouwbaarheid 

Zo laat u uw accountant zien hoe u de betrouwbaarheid van gegevens een plek geeft binnen uw processen en systemen. Voor gegevens van uw leveranciers kunt u eigen analyses doen. Waarbij u voor alle leveranciers en de gegevens toetst of er vreemde afwijkingen zijn. Voorkom dat u misleidende duurzaamheidsclaims gebruikt. 

Bekijk ook dit webinar van de SER over CSRD en ESRS en betrouwbare data.

De eerste 3 jaar mag u nog gebruik maken van schattingen. Bent u nog niet (volledig) duurzaam? Of heeft u nog geen actie ondernomen? Dan kunt u in uw verslag opschrijven wat de huidige situatie is en waar u naartoe wilt groeien. Het is belangrijk dat u kunt uitleggen wat u nog niet weet. U heeft 3 jaar de tijd om verslag te doen van de juiste informatie.