Soms zijn er aanvullende eisen waar uw administratie aan moet voldoen als u zakendoet in het buitenland. Vaak ziet ook uw factuur er anders uit.
Zakendoen met andere EU-landen
Als u goederen of diensten levert naar een ander EU-land moet u in ieder geval dezelfde gegevens bijhouden als bij uw binnenlandse verkopen. Maar soms zijn er andere eisen waar uw administratie aan moet voldoen.
U moet in ieder geval:
- het btw-identificatienummer van uw klant in uw administratie bewaren
- het btw-identificatienummer van uw klant controleren
Houd er rekening mee dat er voor specifieke goederen en in bijzondere situaties andere regels gelden.
Bewaar bewijzen
U moet steeds kunnen aantonen dat uw klanten ondernemer zijn in een ander EU-land. Bewaar daarom altijd:
- betaalbewijzen
- transportdocumenten
- correspondentie
Verplicht gegevens aanleveren bij het CBS
Het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) publiceert gegevens over internationale handel in goederen. U krijgt een brief van het CBS als u verplicht bent hiervoor gegevens aan te leveren.
Alle informatie over het CBS-onderzoek Internationale Handel in Goederen (IHG) 2021 en 2022 vindt u op cbs.nl. Daar leest u bijvoorbeeld hoe u de gevraagde gegevens aanlevert en wat er per 2022 is veranderd.
Houd EU en niet-EU gescheiden
Doet u zaken binnen en buiten de EU? Maak dan in uw administratie onderscheid hierin.
Factureren als u zakendoet met andere EU-landen
Uw facturen moeten voldoen aan verschillende regels. Dat betekent onder andere dat u naast de wettelijk verplichte gegevens ook de bewaartermijn van facturen moet aanhouden. Houdt u naast de normale eisen waar uw factuur aan moet voldoen, rekening met het volgende:
- Op uw facturen aan klanten die btw-aangifte doen in andere EU-landen moeten de btw-identificatienummers van u en uw klant staan. Vraag het btw-identificatienummer aan uw klant en controleer het altijd.
- U factureert de levering van goederen meestal met 0% btw. Daarom moet op uw factuur een aanduiding staan waaruit blijkt dat u terecht het 0%-tarief toepast. Vermeld op de factuur (in elke gewenste taal): 'tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB '68' of 'artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112'. Kijk naar de extra factuureisen voor de levering van goederen.
- Als u diensten verricht, verlegt u meestal de btw naar uw afnemer. Kijk naar de extra factuureisen voor de levering van diensten.
Administratie bijhouden als u zakendoet buiten de EU
Bij import uit en export naar niet-EU-landen moet uw administratie voldoen aan de algemene administratieve verplichtingen en aan extra verplichtingen.
Extra administratieve verplichtingen bij import uit niet-EU-landen
Naast de algemene administratieve verplichtingen moet u andere bewijsstukken in uw administratie bewaren, zoals:
- transportdocumenten.
- betalingsbewijzen.
- correspondentie.
- douanedocumenten (zoals de aangifte en eventuele vergunningen).
- (eventueel) de factuur van de douane-expediteur.
- een importeursoverzicht (dit is een overzicht van de douane waarin al uw invoer staat).
Extra administratieve verplichtingen bij export naar niet-EU-landen
Bij export naar niet-EU-landen moet u kunnen aantonen dat de goederen de EU hebben verlaten. Bewaar daarom ook de volgende documenten:
- alle douanedocumenten die u van de douane ontvangt op de plaats waar de goederen de EU verlaten.
- een kopie van de vrachtbrief.
- factuur van de vervoerder.
- invoerbewijs van het land van bestemming.
- correspondentie met uw buitenlandse klant.
- bewijs van de transportverzekering.
- eventueel een kopiefactuur die voor export is getekend door de Douane.
- eventueel andere documenten die op de uitvoer betrekking hebben.
Export van een boot of motorrijtuig
Bij de export van een boot heeft u een extra verklaring nodig. Bij export van een motorrijtuig ontvangt u een uitvoerverklaring.
Elektronische facturen
EU-landen stellen verschillende eisen aan elektronische facturen. Bent u op zoek naar de nationale regels van een ander EU-land? Een goed startpunt hiervoor is www.e-factureren.info.
Doet u zaken met klanten in niet-EU-landen, vraag dan aan uw zakenpartner of u elektronische facturen mag versturen.
Meestal moet u dezelfde gegevens bijhouden als bij binnenlandse verkopen. Als u het 0%-tarief voor de btw toepast, moet u kunnen aantonen dat uw klant ondernemer is in het EU-land waar hij gevestigd is. Dat doet u bijvoorbeeld door het btw-identificatienummer van uw klant te controleren op de website vande Europese Commissie. Die gegevens moet u bewaren in uw administratie.
Als u zakendoet binnen en buiten de EU, moet u ervoor zorgen dat dit onderscheid duidelijk is in uw administratie.
Webinar: Belastingen bij mijn (internationale) webshop
Heeft u een webshop? Dan krijgt u te maken met belastingen. Bekijk in onderstaand webinar waar u rekening mee moet houden.
