Wanneer moet ik een document certificeren?
Als u exporteert, moet u in sommige gevallen documenten certificeren. Dat kan een voorwaarde zijn van het land waar u mee handelt, maar kan ook een eis zijn van uw klant of bank (in verband met het betalingsverkeer).
Rol van de KvK bij het certificeren van documenten
Bij het certificeren bevestigt (certificeert) de Kamer van Koophandel dat de genoemde gegevens in een document juist zijn. Bijvoorbeeld gegevens op een factuur, een paklijst of in een verklaring op eigen briefpapier. Voorwaarde is dat u een 'tegenverklaring' afgeeft. In de tegenverklaring vrijwaart u de KvK voor aansprakelijkheid bij eventuele onjuistheden in het te certificeren document. De KvK kan drie verschillende zaken certificeren te weten de prijs, de prijs en oorsprong of de inhoud van het hele document. Certificeren gaat verder dan het legaliseren van een handtekening. In de meeste gevallen is legalisatie van de handtekening op een document al voldoende. Laat documenten alleen certificeren in die gevallen waarin uw klant of het bestemmingsland nadrukkelijk aangeeft dat niet volstaan kan worden met een handtekeninglegalisatie.
Voorbeeldteksten certificeren
De volgende teksten kan de KvK op de te certificeren documenten vermelden:
- The undersigned authority certifies the prices stated in this document.
- The undersigned authority certifies the prices and origin stated in this document.
- The undersigned authority certifies this document to be true and correct.
Meer informatie over certificeren
Certificeren van documenten is maatwerk. Als uw exportland afwijkende certificeringsteksten eist neem dan contact op met de Kamer van Koophandel om de mogelijkheden te bespreken.
