Betaalt een klant uw factuur niet? Lees in dit stappenplan wat u kunt doen om uw geld alsnog te krijgen.
1. Bel uw klant
Afhankelijk van uw relatie met de klant is het soms verstandig eerst te bellen. Vraag of de dienst naar wens is geweest en of de factuur klopt. Door deze persoonlijke aanpak kunt u navragen waarom er niet betaald is. Maak altijd notities van deze telefoongesprekken. U kunt ook een vriendelijke brief of e-mail sturen, eventueel met een vriendelijk telefoongesprek als dat passend is bij de relatie die u met uw klant hebt.
2. Stuur een betalingsherinnering
De betalingsherinnering is een eerste formele stap als uw factuur niet betaald is binnen de afgesproken termijn. De betalingsherinnering is een vriendelijke herinnering, die u verstuurt enkele dagen nadat de betalingstermijn verlopen is. Meld dat u de wettelijke rente in rekening gaat brengen als uw klant niet alsnog betaalt.
3. Stuur een aanmaning
Als uw klant een consument is, bent u verplicht eerst een kosteloze aanmaning te sturen. Door een betalingsherinnering te sturen, voldoet u hieraan. Is uw klant een bedrijf? Dan bent u dit niet verplicht en kunt u de in uw algemene voorwaarden beschreven incassoprocedure volgen.
Inhoud van de aanmaning
Een aanmaning is een formele brief, ook wel sommatiebrief genoemd, waarin u:
- verwijst naar de levering, de factuur, eventuele telefoongesprekken en de betalingsherinnering
- een betalingstermijn stelt van 14 dagen
- melding maakt van incassokosten en juridische stappen als betaling uitblijft
Stuur de aanmaning zowel per aangetekende post met ontvangstbevestiging als per gewone post en bewaar kopieën van de brieven. Per mail kan ook. Als u er zeker van wilt zijn dat uw aanmaning aankomt, kunt u hem beter aangetekend versturen en vragen om een ontvangstbevestiging. Zo bent u juridisch gedekt wanneer uw klant ontkent dat hij de brief heeft ontvangen.
Pas uw algemene voorwaarden aan
Controleer uw algemene voorwaarden. Pas ze eventueel aan voor nieuwe zakelijke klanten. Let op: de nieuwe algemene voorwaarden gelden niet voor bestaande overeenkomsten. Wijzigt u uw algemene voorwaarden? Houd dan goed bij welke set algemene voorwaarden op welke overeenkomst van toepassing is.
4. Breng incassokosten en wettelijke rente in rekening
Betaalt uw klant uw factuur niet of te laat? Dan mag u incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen. Incassokosten zijn de kosten die u als schuldeiser maakt om uw geld te krijgen als uw klant de factuur niet uit zichzelf betaalt. Daarnaast mag u wettelijke rente in rekening brengen. Dit is de rente die u volgens de wet kan eisen als uw klant een betalingsachterstand heeft. Gebruik deze mogelijkheden bij voorkeur alleen als u er met een vriendelijke brief of telefoongesprek niet uitkomt.
5. Tref een betalingsregeling
Het is niet verstandig om direct een betalingsregeling voor te stellen aan uw klant. Onderzoek eerst of de klant uw factuur met bijvoorbeeld een week uitstel kan betalen. Is dit niet mogelijk voor uw klant? Spreek dan een betalingsregeling af. Zet deze regeling op papier en spreek af dat de regeling vervalt als uw klant niet betaalt op de afgesproken momenten.
6. Schakel een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat in
Lukt het u niet om uw klant de openstaande factuur te laten betalen? Overweeg dan een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat in te schakelen. Dat zijn bedrijven die facturen namens u innen:
- Een incassobureau stuurt brieven met het verzoek tot betaling, maar mag betaling niet afdwingen.
- Een deurwaarder kan een gerechtelijke procedure starten. Ook kan hij dwangmiddelen gebruiken, zoals beslaglegging en verkoop van goederen van uw klant. Hiervoor heeft hij meestal wel eerst een vonnis van de rechter nodig.
- Een incasso-advocaat kan aanmaningen versturen, een dagvaarding opstellen en het faillissement van een schuldenaar aanvragen.
Bekijk of factoring of reverse factoring iets voor u is
Bespreek met uw accountant of factoring of reverse factoring voor u een goede keuze is. Bij (reverse) factoring neemt de factor – een bank of financier – de openstaande factuur over. De factor betaalt u het openstaande bedrag. En uw klant betaalt uw factuur aan de factor. U omzeilt hiermee de betalingstermijn. Let op: reverse factoring moet uw klant aanbieden, samen met de financier. U kunt hier dus niet zomaar voor kiezen, zoals factoring dat u zelf organiseert. Lees meer over factoring op KVK.nl. U kunt van tevoren ook informeren of er mogelijkheden zijn om sneller betaald te krijgen.
7. Gebruik andere juridische middelen
Heeft u producten of goederen geleverd die niet op tijd zijn betaald? Dan haalt u die natuurlijk het liefste terug om uw schade zoveel mogelijk te beperken. Er zijn 2 manieren om dit te doen:
- Eigendomsvoorbehoud: staat in uw algemene voorwaarden een eigendomsvoorbehoud? Dan blijft u de eigenaar van een geleverd product totdat de klant heeft betaald? U kunt uw geleverde goederen terugvorderen zolang uw klant niet betaalt.
- Recht van reclame: een wettelijke bepaling waarmee u geleverde goederen kunt terugvorderen als uw klant niet betaalt. Dit kan ook bij uitstel van betaling (surseance) of faillissement.
Let op verjaring van de factuur
Facturen hebben een verjaringstermijn. Dat betekent dat als de betalingstermijn verjaard is, uw klant de factuur niet meer hoeft te betalen:
- Consumenten: uw factuur verjaart na 2 jaar. Bij verkoop van diensten en reizen is de verjaringstermijn 5 jaar.
- Bedrijven: 5 jaar na afloop van de betalingstermijn verjaart de factuur voor een zakelijke klant.
Herinnert u uw klant voor het einde van de verjaringstermijn aan de factuur? Dan gaat de verjaringstermijn opnieuw in. Dit heet stuiten.
8. Vraag oninbare btw terug
Als u een factuur stuurt aan uw klanten, moet u de btw daarover aangeven en betalen. Betaalt uw klant de factuur uiteindelijk niet of maar gedeeltelijk, dan is uw vordering (gedeeltelijk) oninbaar. U betaalde namelijk btw die u niet ontvangen heeft. U kunt deze btw dan terugvragen. Lees hoe u oninbare btw terugvraagt.
9. Vraag faillissement van de klant aan
Betaalt uw klant uw factuur uiteindelijk niet? Dan kunt u het faillissement van de klant aanvragen. Is uw klant al failliet verklaard, dien dan zo snel mogelijk uw vordering in bij de curator. Dit heet officieel ‘indienen ter verificatie’. Schakel hiervoor een gespecialiseerd adviseur in.
10. Voorkom risico’s van wanbetaling
Er zijn verschillende manieren om financiële schade door klanten die niet betalen te voorkomen. Zoals:
- Sluit een kredietverzekering af.
- Check de financiële situatie van zakelijke klanten.
- Maak algemene voorwaarden.
Lees meer over risico voor uw onderneming afdekken.
Meldpunt Achterstallige Betalingen van de Autoriteit Consument & Markt (ACM)
Bent u mkb-ondernemer of zzp’er en levert u diensten of producten aan grote bedrijven? Als u niet binnen de afgesproken betaaltermijn betaald krijgt, dan kunt u dit sinds 26 januari 2021 anoniem melden bij het tijdelijk Meldpunt Achterstallige Betalingen van de Autoriteit Consument & Markt (ACM). Hiermee wil de overheid zicht krijgen op hoe vaak grootbedrijven de afgesproken betaaltermijnen aan het mkb niet naleven.
