Als u wilt meedoen aan een aanbesteding, moet u zich eerst registreren op een aanbestedingsplatform. Aanbestedingen van Nederlandse overheden worden gepubliceerd op het aanbestedingsplatform TenderNed. Lees hoe u meedoet aan een aanbesteding.
1. Registreer uw onderneming op TenderNed en/of TED
Alle Nederlandse overheidsorganisaties publiceren aanbestedingen op het online marktplein TenderNed. Opdrachten van overheden uit andere EU-lidstaten vindt u op het platform TED (Tenders Electronic Daily).
Inschrijven op TenderNed
Om mee te doen aan aanbestedingen van de Nederlandse overheid, moet u uw onderneming registreren op TenderNed. U heeft hiervoor eHerkenning nodig. Als uw onderneming is geregistreerd, kunt u uw bedrijfsdossier invullen. Daarna kunt u medewerkers van uw organisatie uitnodigen en meedoen aan aanbestedingen.
2. Zoek naar passende opdrachten op TenderNed
Ga op zoek naar een interessante aanbestedingen op TenderNed. Bekijk hoe u geschikte aanbestedingen en aankondigingen vindt. U kunt een interesseprofiel instellen. Dan ontvangt u interessante opdrachten in uw berichtenbox op TenderNed. Deze kunt u ook laten doorsturen naar uw e-mailadres.
Aanbesteden ook voor kleine ondernemers
Is een opdracht te groot voor u alleen? Dan kunt u samenwerken met andere ondernemers. Bijvoorbeeld door samen een offerte in te sturen.
Kleinere opdrachten (onder de Europese aanbestedingsdrempel) mag een overheidsorganisatie onderhands aanbesteden. Dat betekent dat de overheidsorganisatie zelf één of meerdere ondernemers uitnodigt en vraagt om een offerte in te dienen.
Lees hoe u in beeld komt voor onderhandse aanbestedingen op KVK.nl.
3. Bekijk de aanbestedingsstukken en beoordeel de criteria
Via het aanbestedingssysteem waar de opdrachtgever mee werkt, kunt u aanbestedingsstukken bekijken.
In de aanbestedingsstukken vindt u onder andere:
Een precieze beschrijving van de opdracht en opdrachtgever
In de stukken staat wie de uiteindelijke opdrachtgever(s) zullen zijn. En wat de opdracht precies inhoudt.
Het type aanbestedingsprocedure
Bij sommige procedures kunt u in één ronde inschrijven (openbare procedure). Bij andere procedures is er een extra ronde (niet-openbare procedure). In de 1e ronde meldt u uw onderneming aan. De opdrachtgever kiest daarna wie zich in de 2e ronde mogen inschrijven.
Er zijn ook specifieke aanbestedingsprocedures die alleen gebruikt mogen worden bij Europese aanbestedingen. De overheidsorganisatie moet dan uitleggen waarom de standaard aanbestedingsprocedure niet bij de opdracht past. Bijvoorbeeld omdat de aanbestedende dienst een ontwerp of een innovatieve oplossing wil inkopen.
De selectiecriteria
Bestaat een aanbestedingsprocedure uit 2 rondes? Dan beoordeelt de opdrachtgever alle ondernemers die zich hebben aangemeld. En bepaalt vervolgens welke ondernemers zich mogen inschrijven. De selectiecriteria beschrijven hoe die keuze wordt gemaakt.
De eisen
In de aanbestedingsdocumenten staat waar u aan moet voldoen om mee te kunnen doen met de aanbesteding. Bijvoorbeeld hoe u de opdracht moet uitvoeren (uitvoeringsvoorwaarden). Of waar uw inschrijving aan moet voldoen. Ook kunnen er eisen voor uw onderneming gelden. U moet bijvoorbeeld laten zien dat u ervaring heeft met dezelfde soort opdrachten. Of verzekerd zijn tegen beroepsrisico’s.
De gunningscriteria
In de gunningscriteria staat welke onderwerpen de opdrachtgever in uw inschrijving wil terugzien. Standaard kijkt de opdrachtgever naar de beste prijs en kwaliteit. U werkt de gunningscriteria uit in uw inschrijving. In de gunningscriteria omschrijft de opdrachtgever daarom ook hoe prijs en kwaliteit wordt beoordeeld. Op basis van uw antwoorden, geeft de opdrachtgever per antwoord scores. En bepaalt zo wie de opdracht krijgt (gunnen).
Soms kijkt een opdrachtgever alleen naar de laagste prijs of laagste kosten. De opdrachtgever moet dit dan laten weten en uitleggen (motiveren) in de aanbestedingsdocumenten.
4. Stel vragen
Is er iets niet duidelijk in de aanbestedingsstukken? Dan kunt u tot een bepaalde datum vragen stellen aan de opdrachtgever. Check in de aanbestedingsdocumenten tot wanneer u vragen mag stellen.
Nota van inlichtingen
De opdrachtgever beantwoordt de vragen in een ‘nota van inlichtingen’. In deze nota worden alle vragen beantwoord die deelnemers hebben gestuurd. Alle deelnemers kunnen de vragen en antwoorden zien. Hierdoor heeft iedereen dezelfde informatie. En blijft het proces eerlijk. U kunt niet zien wie de vragen heeft gestuurd.
U kunt ook aanpassingen voorstellen voor de opdracht of de procedure. Leg daarbij uit waarom de wijziging volgens u belangrijk is. De opdrachtgever is vrij om het voorstel wel of niet over te nemen.
5. Schrijf u in voor de aanbesteding
Controleer eerst of u zich via TenderNed moet inschrijven voor de aanbesteding waar u aan mee wilt doen. Soms gebruiken opdrachtgevers een ander systeem voor het inschrijfproces.
Gaat inschrijven via TenderNed? Volg dan in het dashboard van de aanbesteding de stappen om u in te schrijven. Beantwoord de vragen over de eisen en criteria. En upload de gevraagde documenten. U moet altijd een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) invullen. Dat is een eigen verklaring over uw financiële situatie en uw bekwaamheid. Met bekwaamheid wordt bedoeld of u de juiste kennis, vaardigheden en ervaring heeft om de opdracht uit te voeren.
Als u de inschrijving verstuurt, komt uw inschrijving in een digitale kluis. Pas na de sluitingsdatum kan de opdrachtgever de inschrijvingen bekijken. U kunt tot de sluitingsdatum uw inschrijving nog verbeteren.
6. Wacht af of de opdracht u gegund wordt
Na de sluitingsdatum voor inschrijvingen kiest de opdrachtgever het bedrijf dat de opdracht krijgt. Dit heet gunnen. De opdrachtgever moet de gunning melden aan alle inschrijvers. Dit gebeurt via een mededeling van de gunningsbeslissing.
Bezwaar maken
Heeft u de opdracht niet gekregen? En bent u het niet eens met de beslissing van de opdrachtgever? U kunt vragen stellen of bezwaar maken tijdens de bezwaarperiode. De bezwaarperiode begint als de mededeling van de gunningsbeslissing is verstuurd:
- Bij een Europese aanbestedingsprocedure is de bezwaarperiode (minimaal) 20 kalenderdagen.
- Bij een nationale procedure mag de opdrachtgever zelf de duur van de bezwaarperiode bepalen.
Tijdens de bezwaarperiode kunt u:
- de opdrachtgever vragen om uitleg
- een klacht opsturen naar het klachtenmeldpunt van de opdrachtgever en eventueel daarna een klacht opsturen naar de Commissie van Aanbestedingsexperts
- een kort geding beginnen tegen de opdrachtgever
7. Sluit een contract met de opdrachtgever
Heeft u de opdracht gekregen? Dan sluit u een overeenkomst met de overheidsorganisatie en gaat u de opdracht uitvoeren. Dit mag pas na de bezwaarperiode.
Tips bij inschrijven op een aanbesteding
Bespaar tijd met deze tips.
Registreer uw bedrijf op tijd op TenderNed
Het kan een paar dagen duren voor u registratie is afgerond.
Bereid uw inschrijving voor
Begin op tijd met het voorbereiden van uw inschrijving. Dit kan veel werk zijn.
Let op de deadline
Verstuur uw digitale inschrijving ruim voor de deadline. Als er dan een technische storing is, mist u de deadline niet.
Maak meerdere accounts op TenderNed
Zorg dat uw organisatie meerdere accounts heeft op TenderNed om een inschrijving te versturen. Zo weet u zeker dat u kunt inschrijven, ook als een collega op vakantie is.
Regel wie tekenbevoegd is
Let erop dat de documenten door de juiste personen zijn ondertekend. Ondertekenaars moeten tekenbevoegd en ingeschreven zijn bij KVK.
Houd u aan de eisen
Zoals het maximaal aantal pagina’s en de gevraagde documenten. Als u niet aan een eis voldoet, kunt u niet meedoen. Soms mag u achteraf extra uitleg geven, maar iets aanpassen is niet mogelijk.
Geef geen overbodige informatie
Beantwoord alleen de vragen en eisen waar de opdrachtgever om vraagt. Alle andere informatie zal de opdrachtgever niet meetellen bij het beoordelen van een bedrijf.
Stel geen voorwaarden
Stel geen voorwaarden aan uw inschrijving. Bent u het niet eens met een bepaalde eis? Stel hier dan vragen over tijdens de nota van inlichtingen.
Check geldigheid bewijsstukken
Sommige bewijsstukken zijn beperkt geldig. Zoals een Gedragsverklaring Aanbesteden of een uittreksel van KVK. Check voor uw inschrijving hoelang ze nog geldig zijn en vraag nieuwe bewijsstukken aan als dat nodig is.
Webinar Werken voor de overheid via een aanbesteding
In het webinar Werken voor de overheid via een aanbesteding neemt host Annemarie Brüning u mee in de wereld van aanbestedingen. Hoe doet u mee met een aanbesteding? Waar kunt u aanbestedingen vinden? U krijgt veel tips en hoort ervaringen, van mede-ondernemer Ivo Broekhuizen én van deskundigen van TenderNed en PIANOo.
