Wanneer u een rechtspersoon opricht, moet u statuten opstellen. Statuten zijn een soort handboek waarin u beschrijft welke procedures er in uw organisatie gelden, wie verantwoordelijk is voor welke zaken. En welke doelstellingen u heeft met uw rechtspersoon.
Waarom heeft u statuten nodig?
Statuten opstellen is een wettelijke verplichting bij de oprichting van een rechtspersoon. Statuten zijn de basis voor uw organisatie. Hierin staan de interne regels en afspraken van de rechtspersoon. Bijvoorbeeld: in de statuten staat hoe de bestuurders worden benoemd. Als er ooit onduidelijkheid is over hoe uw organisatie moet handelen, dan leest u in de statuten wat u moet doen. En welke gevolgen dat heeft. U legt statuten vast bij een notaris. Als u de statuten verandert, moet u dat ook vastleggen bij de notaris. Dit is wettelijk verplicht. Statuten wijzigen of vastleggen bij de notaris kost geld.
Statuten deponeren bij KVK
Nadat u de statuten heeft beschreven, stelt de notaris ze vast. Hij maakt de oprichtingsakte met daarin de statuten. Meestal geeft de notaris de statuten digitaal op bij KVK. Hij deponeert de statuten. Wijzigingen in de statuten lopen ook via de notaris. Hij dient de wijzigingen in bij KVK. Op deze manier kunnen u en anderen de statuten opvragen bij KVK. De statuten zijn openbaar. Anders kunnen u en derden er geen beroep doen.
Wat staat er in de statuten?
Wat u in de statuten zet, verschilt per rechtsvorm die u heeft gekozen.
Bv en nv
- Naam van de bv of nv
- Vestigingsplaats
- Omschrijving van de werkzaamheden
- Doel van de bv of nv
- De waarde van de aandelen
- Manier van benoeming van de bestuurders
- Bevoegdheden van de verschillende organisatieonderdelen
- Manier van vergaderen
- Manier van overdragen van aandelen
Stichting
- Naam van de stichting
- Vestigingsplaats
- Doel van de stichting
- Manier van benoeming en ontslag van bestuurders
- Waar het geld naartoe gaat als de stichting wordt opgeheven
Vereniging (met volledige rechtsbevoegdheid)
- Naam van de vereniging
- Vestigingsplaats
- Doel van de vereniging
- Verplichtingen van de leden tegenover de vereniging
- Manier van bijeenroepen van Algemene Ledenvergadering
- Bestemming van het eigen vermogen van de vereniging als de vereniging stopt
Andere rechtsvormen
Andere rechtsvormen zoals de coöperatie en de onderlinge waarborgmaatschappij hebben ook statuten. Rechtsvormen die geen rechtspersoonlijkheid hebben (zoals de eenmanszaak en vof), hebben geen statuten. Een vereniging met beperkte rechtsbevoegdheid kan statuten hebben, maar het hoeft niet.
Huishoudelijk reglement of aandeelhoudersovereenkomst
Naast statuten kunt u ook een huishoudelijk reglement of aandeelhoudersovereenkomst (bij een bv) maken. Daarin regelt u de praktische, dagelijkse zaken binnen de rechtspersoon. Bijvoorbeeld afspraken over het bijhouden van de financiële administratie of regels op het gebied van kleding. Het is een aanvulling op de statuten. Als het huishoudelijk reglement iets anders zegt dan de statuten, dan geldt wat in de statuten staat. Als u het huishoudelijk reglement verandert, hoeft u hiervoor niet naar de notaris. Het huishoudelijk reglement is niet openbaar.
