Van ondernemer naar projectmanager

Ondernemer in een veranderende omgeving

Innovatie is voor een MKB-ondernemer geen dagelijkse business. Maar innovatie is een noodzaak om in business te blijven.

Als ondernemer bent u de spil in uw eigen bedrijf. U bent voortdurend met van alles bezig en de hectiek van alle dag overheerst.

Projectmatig werken

Innovatie heeft wel uw aandacht, maar het doorvoeren van een innovatie vergt doorgaans een projectmatige aanpak. En projectmatig werken is niet voor iedereen weggelegd. Structuur, samenwerking en communicatie zijn de sleutelwoorden. Het gaat om het beheersen van tijd, geld en capaciteit van mensen met een voortdurende focus op het te bereiken doel.

Medewerkers van grote bedrijven zijn op dit vlak geschoold en/of hebben ervaring opgedaan als medewerker in projecten. Er bestaan talloze boeken en opleidingen, gebaseerd op uiteenlopende, min of meer formele projectmanagementmethodieken. Maar wat moet een MKB-ondernemer?

Samenwerken met collega's en kennisinstellingen

De uitvoering ligt soms in het eigen bedrijf, maar steeds vaker wordt samengewerkt met collega-ondernemers en met kennisinstellingen (o.a. studenten, docenten van het HBO of universiteit). Wie krijgt de leiding, en hoe wordt gestuurd op een goed eindresultaat?

Hieronder staan een aantal tips.

Wat is eigenlijk een project?

Een project is een, in de tijd begrensde, activiteit om iets te creëren. Het onderscheidt zich door zijn eenmalige karakter van een programma of proces. Een project wordt meestal in samenwerking met verschillende mensen en organisaties uitgevoerd. Het project wordt meestal vastgelegd in een projectplan en geregeld door projectmanagement (Bron: Wikipedia).

Een goed uitgevoerd project betekent: het beoogde doel bereikt op het juiste moment binnen het geraamde budget. Goede projecten kenmerken zich door:

• Een goede voorbereiding
• Een goede start
• Een goede leiding bij de uitvoering
• Een goede afronding.

Een goede voorbereiding

1. Kies alleen voor het juiste project. Doe een kosten-baten-analyse en bepaal de terugverdientijd. Bereken voor de diverse kansen de kosten en start dat project dat de meeste toegevoegde waarde levert voor uw inspanning en het beste past bij de strategie van het bedrijf, dat project dat u in die richting brengt waar u naar toe wilt.
2. Bepaal het doel en de omvang (inhoud, reikwijdte) helder en precies.
3. Plan het hele project. Maak een plan voor elk facet: inhoud / omvang, tijd / kosten, risico's, kwaliteit, inkoop, HRM, communicatie, integratie / implementatie.
4. Maak een goed ontwerp. Werk met woorden en plaatjes om mensen van verschillende aard in één beschrijving met de neuzen dezelfde kant op te krijgen, zodat ze gaan samenwerken voor het zelfde projectdoel.

Een goede start

1. Stel een goede projectleider aan. Anders dan de algemene manager, geeft een projectmanager leiding aan eenmalige projecten met een tastbaar eindresultaat. Een project manager kan meestal niet terugvallen op routine. Improviseren is daarom aan de orde van de dag. Het leiden van een project is een vak, niet een toevallige rol die iedereen er zomaar bij kan doen.
2. De projectmanager moet natuurlijk weten van de opdrachtgever wat de reden en de doelstelling van het project is. Vaak worden doelstellingen in de beginfase nog (te) vaag geformuleerd. Een heldere doelstelling wordt ook wel een SMART-doelstelling genoemd.
3. In deze fase moeten er ook afspraken gemaakt zijn over randvoorwaarden als de deadline(s), het beschikbare budget en de middelen. Ook moeten er duidelijke afspraken komen over de communicatie tussen het lijnmanagement en het projectteam. Zonder medewerking van het lijnmanagement krijgt de project manager niets gedaan.
4. Stel het juiste projectteam samen. Gebruik het detailontwerp van het project om te bepalen welke vaardigheden er precies nodig zijn en zie dat u mensen krijgt met die competenties. Wees eerlijk over tekortkomingen en dicht die gaten door tijd te nemen om te laten leren het toch goed te kunnen doen.
5. Zorg dat u de juiste ervaring bij elkaar krijgt. Weet dat ervaring in het ene gebied niet betekent dat je ook expert in andere gebieden bent, ook al liggen die gebieden soms dicht bij elkaar. Besef dat een project uniek is en vereist dat er wordt geleerd van en samengewerkt met experts. Bedenk dat het inhuren van deskundigen waar u mee kunt samenwerken goedkoper is dan inhuren van experts waar u niet mee kunt werken.
6. Taken en verantwoordelijkheden worden verdeeld. Zorg ervoor dat er een teamgeest ontstaat waarin het project tot een succes kan worden.

Een goede leiding bij de uitvoering

1. Nadat u de omvang of reikwijdte van het project goed gedefinieerd hebt moet u duidelijk maken dat elke wijziging geld kost – om zo het aantal wijzigingsvoorstellen te beperken, in ieder geval tot die wijzigingen die essentieel zijn voor het welslagen van het project.
2. Gebruik objectieve, nauwkeurige schattingsmethoden voor tijd en kosten. Zet een systeem op om informatie over kosten in geld en tijd te verzamelen, te volgen en te analyseren zodat je er grip op krijgt en houdt.
3. Leg de nadruk op kwaliteit om de opbrengst te waarborgen, op alle drie niveaus:
   1. Op het niveau van techniek: volg de ontwerpeisen door alle stadia van het project heen voortdurend met controles en testen, om fouten te beperken. Ontwikkel een testomgeving en bedenk testen.
   2. Op het niveau van projectbesturing: werk aan het vermijden van fouten, en aan het vinden en oplossen van fouten die er toch door glippen. Test zo veel en zo vroeg mogelijk. Reserveer tijd om zaken overnieuw te doen en opnieuw te testen om er zeker van te zijn dat de fouten er uit zijn zonder dat er nieuwe voor in de plaats zijn gekomen.
   3. Op het business niveau: betrek klanten bij het testen en vergeet niet dat het er om gaat om klanten tevreden te stellen en om toegevoegde waarde te creëren.
4. Risicomanagement: plan op onzekerheid, wees voorbereid op het onverwachte. Neem met je team elke week opnieuw de projectrisico's door.
5. Human Resources: help elk teamlid zich te verbeteren op het gebied van zelfsturing en vakmanschap. Leer iedereen om de innovatiecirkel van Deming (plan-do-check-act) te hanteren zodat ze zich continu kunnen verbeteren. Leer ze vervolgens samen te werken tot u een geweldig team hebt van geweldige mensen. Gebruik feedback op alle vier niveaus. Leer medewerkers op koers en schema te blijven, borg oplevering op mijlpaalmomenten, beheers het projectrisico; en beheers de wijzigingen. Kijk uit voor doorlopende problemen die een ernstige planningsfout aangeven, bijvoorbeeld door een gebrek aan aandacht in een van de negen deelgebieden of een slechte ontwerpbeslissing.
6. Inkoop: verwerf op tijd de juiste spullen en hulpmiddelen die u nodig hebt. Als er onderaannemers zijn, zorg ervoor dat hun inzet en prestaties in lijn blijven met het project qua eisen en (tussen)resultaten, niet alleen op hoofdlijnen en einddoel.
7. Communicatie: maak een communicatieplan en volg dat, zo dat u in contact blijft met alle betrokkenen gedurende het hele project. Zorg dat iedereen weet wat hij moet weten om de juiste beslissingen te nemen en zijn werk klaar te krijgen. Analyseer statusinformatie om statusrapportages te maken. Wees stipt en beslist.
8. Integratie: zorg voortdurend voor bijstellende acties. Evalueer alle gebeurtenissen die het projectschema zouden kunnen verstoren, en houd alle wijzigingsvoorstellen in de gaten. Bekijk alle effecten van elke verandering op het gebied van alle negen deelgebieden voordat er een beslissing wordt genomen, en voer dan een aangepast plan door met bijgestelde uitgangspunten.
9. Houd het project op koers met stappen en mijlpalen. Gebruik een vaste projectcyclus. Zet minimaal een mijlpaal aan het begin om een project helder te lanceren, een mijlpaal na de planningsfase, een mijlpaal na de ontwikkelfase en een mijlpaal na uitvoering. Elke mijlpaal is een echte evaluatie. Specificeer elk op te leveren onderdeel (deliverables zoals onderdelen van het nieuwe product, productdocumentatie, technische documentatie, het projectplan en ondersteunende documenten). Als een project geen toegevoegde waarde op kan leveren, stop er dan mee.
10. Focus op inhoud en kwaliteit. Zorg dat alles wordt gedaan en dat elk onderdeel goed is uitgevoerd.

Een goede afronding

1. De laatste mijlpaal is de overdracht van het (totale) eindresultaat aan de opdrachtgever, de (interne) klant.
2. Ga door tot die klant tevreden is. Probeer verwachtingen van de klant te overtreffen door ze na elke bijeenkomst met uw team tevreden achter te laten. Gebruik elk succes en elke fout als verbeterkans.
3. Houd rendement / terugverdientijd en ervaringen in gedachten. Vergelijk de huidige waarde van het verwachte rendement met de oorspronkelijk gedachte waarde, zodat u eerlijk kunt zijn over de mate van uw succes. Borg historische projectgegevens en de ervaringen zodanig dat toekomstige projecten gemakkelijker uitvoerbaar worden.
4. Vier het succes met uw klant en met uw team.
5. Ontbind het projectteam.