Waar krijgt u mee te maken als u personeel gaat aannemen? Met dit stappenplan komt u snel te weten welke regels er gelden op de arbeidsmarkt. Wilt u buitenlands personeel aannemen? Dan heeft u een aantal extra verplichtingen. Personeel aannemen begint al bij een effectieve werving en selectie. Lees hier wat u moet regelen.
Personeel aannemen
1. Werving en selectie van personeel
De werving en selectie is een belangrijke eerste stap voordat u personeel gaat aannemen. U bent tenslotte op zoek naar de juiste medewerker voor uw openstaande vacature. Werving en selectie begint al bij het schrijven van een vacaturetekst. Om goede respons te krijgen is de keuze van het medium en de juiste doelgroep bepalend. Hoe schrijft u een vacaturetekst? En via welk kanaal gaat u werven? Lees de tips voor een goede vacaturetekst en start met een effectieve werving en selectie van uw ideale kandidaat.
2. Screen uw toekomstige werknemers
Neemt u iemand aan voor een integriteitsgevoelige functie? Screen dan de sollicitant. Dat kunt u ook doen met interimmedewerkers, zzp'ers, uitzendkrachten, stagiairs en vrijwilligers.
3. Controleer de identiteit van uw werknemers
Bij indiensttreding moet u de identiteit controleren van al uw arbeidskrachten aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. U bewaart een kopie van de identiteitsbewijzen in uw administratie.
4. Meld u aan als werkgever
Als u voor het eerst personeel in dienst neemt, moet u zich als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst. U ontvangt dan de formulieren om aan uw verplichtingen voor de loonheffingen te voldoen.
Geef veranderingen in uw personeelsbezetting ook door aan KVK. U doet dit via het wijzigingsformulier.
U moet veranderingen in uw personeelsbezetting altijd aan KVK doorgeven. Ook als u op een later moment extra personeel aanneemt.
5. Sluit een arbeidscontract af
Wat is een arbeidscontract? Een arbeidscontract is een overeenkomst tussen een werkgever en een werknemer. In een arbeidscontract legt u het salaris van uw werknemer vast en geeft u aan of er een cao van toepassing is, wat de werk- en rusttijden zijn en of er een pensioenregeling voor uw werknemer geldt. U kunt een arbeidscontract mondeling of schriftelijk afsluiten.
Werken zonder contract
Als u een werknemer zonder een schriftelijk contract voor u laat werken, dan hebt u automatisch een mondelinge arbeidsovereenkomst. Bovendien bent u wettelijk verplicht 1 maand nadat uw werknemer is begonnen een aantal zaken schriftelijk vast te leggen. Bedenk dat sommige afspraken alleen geldig zijn als ze schriftelijk zijn bevestigd. Daarom geven de meeste werkgevers de voorkeur aan een contract.
6. Betaal minimaal het minimumloon en vakantiebijslag
Iedere werknemer in Nederland heeft recht op ten minste het wettelijk minimumloon en vakantiebijslag. Dit geldt ook voor flexwerkers en buitenlandse werknemers.
7. Houd u aan de Arbowet
Uw werknemer moet veilig en gezond kunnen werken. Dat is vastgesteld in de Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet). De Arbowet verplicht u om een basiscontract af te sluiten met een arbodienstverlener. Hierin staat bij welke taken u zich moet laten ondersteunen door een arbodienstverlener of bedrijfsarts.
8. Stel een risicoinventarisatie en -evaluatie (RI&E) op
Zodra u personeel in dienst neemt, bent u verplicht een risico-inventarisatie en -evaluatie op te stellen. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert hier op. In de RI&E legt u de veiligheids- en gezondheidsrisico's voor uw personeel vast en de maatregelen die u daartegen neemt.
Gebruik de instrumenten en tools van het Steunpunt RI&E
U kunt uw RI&E zelf opstellen of de instrumenten en tools van het Steunpunt RI&E gebruiken. Er zijn RI&E-instrumenten voor veel branches. Ook is er een algemene MKB RI&E.
9. Draag socialeverzekeringspremies af
Als uw werknemer uitsluitend in Nederland werkt, moet u in Nederland socialeverzekeringspremies voor hem afdragen. Voor de arbeidsongeschiktheidsverzekering kunt u er ook voor kiezen eigenrisicodrager te worden.
10. Ga na of uw werknemer een zorgverzekering heeft
Uw werknemer moet een Nederlandse zorgverzekering hebben. Is hij niet verzekerd? Dan sluit het Zorginstituut Nederland namens hem een zorgverzekering af en moet u de premie afdragen aan het Zorginstituut Nederland.
Buitenlands personeel aannemen
1. Werf eerst personeel in Nederland en de EER
U bent verplicht eerst personeel te werven in Nederland, de Europese Economische Ruimte (EER) en Zwitserland. Alleen als u daar geen geschikt personeel kunt vinden, mag u ook werven in andere landen.
2. Vraag een TWV of GVVA aan
Als u iemand van buiten de EER/Zwitserland aanneemt voor korter dan 3 maanden, dan moet u meestal een tewerkstellingsvergunning (TWV) aanvragen bij UWV. Neemt u iemand aan voor 3 maanden of langer? Dan vraagt u meestal een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) aan.
In de infographic 'Is een werkvergunning nodig?' van UWV ziet u of u een vergunning moet aanvragen voor uw nieuwe medewerker.
Oekraïense vluchtelingen aannemen
Wilt u een Oekraïense vluchteling in loondienst nemen? Sinds 1 april hebben vluchtelingen uit Oekraïne geen tewerkstellingsvergunning (TWV) meer nodig om in Nederland te werken. U moet wel een melding doen bij UWV. Wilt u een opdracht geven aan een Oekraïense vluchteling die werkt als zzp'er? Dan moet u in elke situatie een tewerkstellingsvergunning aanvragen.
Lees meer over werk voor Oekraïense vluchtelingen op Rijksoverheid.nl.
3. Vraag een A1-verklaring aan
Wat is een A1-verklaring? Een A1-verklaring toont aan in welk land de sociale verzekeringen moeten worden betaald. De A1-verklaring geldt voor de landen in de EU en de EER inclusief Zwitserland. U vraagt deze dus aan als u of uw werknemer voor u in het buitenland gaat werken. De aanvraag loopt via de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Neemt u een werknemer uit het buitenland aan, dan moet u bij een van de buitenlandse zusterorganisaties de A1-verklaring aanvragen. Daarin staat vermeld dat er geen bezwaar is dat de Nederlandse sociale verzekeringen op uw buitenlandse werknemer worden toegepast.
4. Zorg voor geschikte huisvesting
Voor medewerkers met een tewerkstellingsvergunning bent u verplicht om geschikte huisvesting te verzorgen. Hierbij moet u voldoen aan de regels van uw gemeente.
Feiten en cijfers: groeit of krimpt het personeelsbestand?
De grafiek toont het percentage bedrijven met een toename of afname van het personeelsbestand in het afgelopen kwartaal.
